Projet de mis en place d'une gestion documentaire
En résumé
Mettre en place une solution de gestion documentaire permettant à tous les groupes de travaux d’utiliser un outil commun, pratique, permettant le partage et surtout une recherche puissante et multicritère de tous les documents.
Besoin
De par son évolution, l’association a maintenant besoin de simplifier l’ensemble de sa gestion documentaire, par la mise en place d’une solution ergonomique, adaptée à nos multiples besoins et à la complétude de nos organisations.
Il doit être possible de gérer les volumes de données et l’archivage (impact CO2).
Description
L’objectif est de construire à partir d’un produit standard et d’une organisation à mettre en place une solution globale de gestion documentaire la plus adaptée et la plus ergonomique possible.
Elle devra disposer d’un outil de recherche puissant, d’une sécurisation des accès et d’une architecture sécurisée.
Le déploiement sera lissé dans le temps avec un accompagnement et des supports de formation,
Elle aura la capacité de gérer un processus de validation de certains documents ainsi que leur durée de vie.
Le projet est découpé en 3 phases :
· Choix de l’outil et conception des grands principes en coordination avec les domaines. Nous en sommes à ce stade d'évaluation des besoins et de l'étude des solutions..
· Mise en place de la solution retenue et déploiement sur 1 ou 2 domaines avec des formations et un support personnalisé.
· Puis un déploiement lissé dans le temps sur l’ensemble des domaines au fur et à mesure du temps et en fonction des retours d’expérience des mises en place précédentes.
Réalisations
Pas de réalisation disponible
Participer à cette initiative
Appels à volontaires en cours
Il existe deux sortes de documents.
· Ceux que nous créons tous, par exemple pour structurer notre pensée ou organiser une action locale. Ils n’ont pas d’intérêt particulier en dehors de ce contexte.
· Ceux qui peuvent servir d’exemple ou de référence et qu’on aimerait bien retrouver lorsqu’on travaille sur un sujet donné.
Pour organiser le classement et faciliter l’accès à cette deuxième nature de document, nous avons besoin d’un outil (une GED) qu’il va nous falloir choisir. Nous avons aussi besoin d’associer nos neurones pour conduire le projet (discuter des orientations, examiner les solutions, former et accompagner les utilisateurs). Même si nous avons posé les premières pierres de l’édifice, nous ressentons le besoin d’étoffer l’équipe de 2 personnes de plus pour le suivi des actions (notamment l’élaboration des supports de réunions et des plans de test), et dans la gestion des échanges avec les utilisateurs pilotes tout au long du projet.
Il n’est pas nécessaire d’être un spécialiste de la gestion documentaire. Avoir l’esprit pratique, être attiré par ce thème et disposer d’un peu de temps (disons 2 h par semaine sur un an) suffirait.