En résumé

Les outils SaaS de collaboration simples sont essentiels pour les Shifters, aussi pour libérer les administrateurs bénévoles du domaine SI. Comprendre les usages et les budgets est impératif avant de déployer. Une expérimentation sur 3 domaines vise à tester l'utilisation de licences Microsoft 365 à des tarifs adaptés aux associations à but non lucratif.

Besoin

Le besoin est d’avoir des outils collaboratifs simples, permettant de travailler à plusieurs sur un même sujet, de garantir la sauvegarde de nos documents notamment au Secrétariat Général et à La Trésorerie. Les Shifters ont peu de temps, les administrateurs du Domaine SI ne peuvent pas garantir la maintenance des logiciels actuels et en parallèle les utilisateurs doivent utiliser des outils connus sans formation ni support. Il faut en effet éviter d'avoir à utiliser 2 outils de collaboration en même temps et d'effectuer des sauvegardes sur des drives personnels que nous perdrions au départ d'un Shifter.

Description

Cette initiative vise à tester les Licences Microsoft « Tech For Social Impact » dédiées aux associations à but non lucratif. Cette évaluation se fait à grande échelle sur les Domaines Débat Public, le Secrétariat Général et la Trésorerie. L’objectif est double. D’une part il faut bien maitriser les usages pour des bénévoles ayant peu de temps avec une forte rotation et d’autre part il faut maitriser le budget. Il faut donc gérer cette forte contrainte qui est de limiter cette expérimentation à ces 3 seuls domaines. . Livrables ·      Installer Microsoft 365 dans les 3 Domaines (OK), ·      Suivre les usages : visioconférence, chat, gestion documentaire, collaboratif Word / Excel, ·      Définir le paramétrage type pour un Domaine ou une équipe de Shifters ·      Evaluer la gestion des licences et des utilisateurs, ·      Evaluer le budget pour 2025 avec différentes options